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Atrás quedaron las anotaciones sobre el papel y los calendarios de tapa dura. La tecnología viene a echarnos una mano en este aspecto y en forma de las más variadas aplicaciones. Si aún tienes dudas sobre por qué digitalizar tu agenda, vamos a repasar las principales características de las diferentes opciones que tienes para organizar tu trabajo. Si eres un emprendedor que vas a poner en marcha tu negocio o si ya llevas un tiempo con tu proyecto en funcionamiento, puedes escoger la opción que más se ajuste a tus necesidades.
Estas son las funcionalidades mínimas que debería tener la aplicación que elijas:
– La posibilidad de añadir un evento fácilmente, haciendo un clic sobre el propio calendario y eligiendo la hora concreta. Además debe tener la opción de poder modificarlo con posterioridad: lugar, privacidad del evento, personas invitadas, etc.
– La posibilidad de tener un acceso directo para visualizar todas las citas, tareas y trabajos anotados.
– La opción de compartirla con otros usuarios y poder trabajar conjuntamente y en tiempo real, así como adjuntar información en cualquier momento.
– Debe tener un servicio de notificaciones.
– Debe contar con un sistema de búsquedas avanzadas.
– La posibilidad de acceder desde cualquier dispositivo.
Siguiendo estas seis pautas básicas, hemos hecho una selección con las apps más útiles para los emprendedores:
Google Calendar
Es una de las aplicaciones más extendidas, ya que posee un gran número de funcionalidades. Google Calendar está disponible en dos versiones para dispositivos móviles: una versión básica y una versión optimizada, disponibles para dispositivos Android, iPhone y Palm webOS. Por el momento, la versión básica solo te permite ver los calendarios que tengas, así como añadir nuevos eventos.
La popularidad de esta app se debe principalmente a todas las funcionalidades que ofrece, entre las que destacan:
– Ofrece varias vistas (día, semana, mes, varios días y agenda), con la opción de imprimir cada una de ellas, lo que supone un claro avance sobre la agenda de papel, ya que habría que duplicar la información para obtener distintas vistas.
– Existe la posibilidad de llevar varias agendas en una: es posible definir, por ejemplo, una agenda personal, otra de trabajo y otra de ocio, y puedes activar y desactivar cada una de ellas cuando lo necesites. Con esta función, por ejemplo, puedes evitar la coincidencia de eventos.
– Ofrece un servicio de notificaciones para cada uno de los eventos que se definen, pudiendo recibir una alerta por correo electrónico, con una ventana emergente o vía SMS en tu teléfono.
– Tienes la posibilidad de sincronizar el calendario con otros dispositivos. Un proceso que es muy sencillo, por lo que resulta muy útil.
– Integra un sistema de búsqueda muy útil que te permite, por ejemplo, buscar información de una reunión que no recuerdas cuando se celebró.
Mysistant
Esta aplicación, disponible para iPhone, iPad e iPod Touch, va unos pasos más allá de las funcionalidades básicas. Por ejemplo, Mysistant ofrece servicios añadidos como la consulta de previsiones meteorológicas, búsqueda de restaurantes, gasolineras o aparcamientos de la zona, e incluso trayectos para llegar a estos lugares, con rutas de tráfico alternativas.
La aplicación se divide así en tres apartados:
– MY calendario: con un acceso directo a la visualización calendarizada de las citas
– MY tareas: con acceso directo a la visualización de las tareas: pendientes, completadas, prioritarias
– MY alrededor: que encuentra los lugares más cercanos de tu interés de forma rápida, práctica y visual.
Iceberg
Además de aplicaciones existen páginas web destinadas a hacernos más fácil la tarea de organizarnos. Entre estos sites, destaca Iceberg, una web de pago en la cloud al que accedes tras un registro que te llevará menos de un minuto. La clave de esta web es la organización visual de todas tus tareas, tus documentos… Además, te envían diariamente las notificaciones de tus tareas pendientes. Esta página web dispone de tres servicios:
– Servicio Básico, que ofrece 0,5 Gb de almacenamiento y usuarios ilimitados, entre otras cosas.
– Servicio Pro, el cual, por 9,99 dólares mensuales podemos conseguir 2 Gb, múltiples cuentas, así como edición y búsqueda avanzadas.
– Servicio Teams, que por 49,99 dólares al mes cuenta con 10 Gb, múltiples cuentas, edición y búsqueda avanzadas, además de la posibilidad de incluir a todos tus colaboradores para poder trabajar en tiempo real y de forma sincronizada.
Otras alternativas
Desde las diferentes administraciones publicas también se aborda el tema organizativo. Así encontramos páginas como Bilib, Centro de Apoyo Tecnológico a Emprendedores de Castilla La Mancha, que posee un catálogo de aplicaciones destinadas a mejorar la experiencia general del emprendedor.
En materia de organización y publicación de contenidos encontramos Alfresco, Leto DMS, o Nuxeo DM, que no encajan dentro de la categoría de agendas digitales pero que clarifican y ordenan los contenidos de nuestra empresa de una manera sencilla. Nos servirán para actualizar documentos, guardando versiones antiguas, así como para controlar las versiones de los documentos y los usuarios que los modificaron.
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