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Conocer a tu cliente es un activo esencial en cualquier relación comercial, pero en el universo digital lo es todavía más. En el sector financiero, el denominado KYC (acrónimo de la expresión en inglés Know Your Customer) está cuidadosamente estructurado para asegurar la verificación del cliente, esencial en un sector altamente regulado como la banca. Ahora, esos procesos son especialmente útiles en todo tipo de sectores para agilizar el onboarding de sus clientes en plataformas digitales.
El KYC (Know Your Customer) es una política muy extendida en las entidades financieras a través de la cual se verifica la identidad de los clientes para cumplir con las diferentes normativas que regulan estas actividades. El objetivo es que el cliente acredite su identidad y aplicar una serie de controles para evitar relaciones comerciales con personas que puedan tener vínculos con el terrorismo, la corrupción o el blanqueo de capitales, entre otras actividades ilegales. Si el cliente cumple con las exigencias legales, el banco le proporcionará acceso a los servicios o productos que quiera contratar a través de su red comercial.
Sin embargo, la identidad del cliente a nivel documental no es suficiente. La entidad financiera debe cerciorarse de que la identidad de dicho cliente es real, entender la naturaleza de las operaciones que va a realizar y, además, compartir esta información con la Administración.
El KYC es, por tanto, un proceso cada vez más importante, especialmente en el contexto digital en el que nos movemos en la actualidad. Y aunque se aplica en diferentes industrias, en la bancaria, al ser un sector estrictamente regulado, el proceso es extremadamente riguroso y fiable para sus usuarios.
En el caso bancario, donde este procedimiento se realiza obligatoriamente desde hace años, la mayoría de sus clientes han realizado el KYC de forma presencial. Por tanto, los datos y documentos presentados han sido cotejados en primera persona por un representante de la entidad con el usuario que se está identificando. Sin embargo, la evolución de ecosistemas puramente digitales ha impulsado también el desarrollo de procedimientos fiables para la verificación de identidad de forma remota.
Por ejemplo, la identificación puede establecerse a través de una videollamada en la que el usuario muestra sus documentos de identidad, la autenticidad de los mismos y la comprobación de su rostro. Los avances tecnológicos permiten también incorporar otras pruebas biométricas, como la identificación a través de huellas dactilares o pruebas de reconocimiento facial.
En la actualidad, gracias a la digitalización y las APIs, cualquier industria puede beneficiarse y apoyar sus protocolos en la verificación de usuarios ya realizada por la entidad financiera, que proporciona un valor añadido frente a otros sistemas de identificación donde la información no está contrastada.
El KYC no es un proceso estático. Si bien es importante acreditar la identidad al comienzo de la relación comercial, es también necesario que sea continuo aunque causando las menores molestias posibles a los clientes.
Los bancos, como ya hemos señalado, tienen que cumplir con las exigencias legales, y para ello puede pedir que el cliente final aporte documentación en cualquier momento. Esto, por lo general, se produce cuando no hemos entregado algún documento o si se detecta una actividad inusual en las cuentas, especialmente algún movimiento de elevada cuantía.
Además de la comprobación de fuentes documentales aportadas por los propios clientes, los bancos también contrastan la información con fuentes externas. Como señala el informe “Los procesos para conocer a su cliente o KYC” elaborado por el proveedor de software Kofax, las obligaciones de las normas relacionadas con el KYC incluyen comprobar la información de identidad de un posible cliente entre numerosas listas negras externas y bases de datos públicas, así como recopilar e integrar los datos externos necesarios con los sistemas internos.
Además, añade el informe, la diligencia debida con el cliente (CDD, por sus siglas en inglés) también es crucial, ya que comprende comprobaciones periódicas y la supervisión constante de la información recopilada.
Por último, el informe destaca la importancia de cumplir con las normas, y que su implementación cause las menores molestias posibles. Aunque los requisitos KYC son estrictos y crean muchos desafíos para una institución financiera, las consecuencias de incumplir estas normas son graves.
Los procesos KYC no son simplemente una molestia que puede desembocar en multas cuantiosas. La forma en que se implementan y gestionan los procesos KYC dentro de una organización también puede tener consecuencias profundas sobre la entidad financiera, que pueden afectar a la fidelización de clientes, los costes de mano de obra y, en última instancia, los ingresos y los márgenes de beneficios a largo plazo.
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