BBVA API Market
La tesorería es un elemento contable crítico dentro de las empresas, especialmente en las pequeñas. Que exista un buen equilibro en las operaciones de los flujos monetarios, de forma que el neto quede lo más ajustado posible, es clave para una buena salud contable. De ahí que el área de contabilidad persiga la conciliación de sus cuentas bancarias.
Es responsabilidad de la tesorería de la empresa que haya capital disponible para pagar a empleados y proveedores, bien por capital en caja, por flujo de caja positivo entrante o por disponer de la posibilidad de contar con liquidez financiera. Automatizar este proceso con herramientas como Business Accounts es interesante si buscamos equilibrar con éxito las cuentas.
El objetivo principal de la tesorería de una empresa es evitar impagos por parte de la misma y, a la vez, minimizar el riesgo contable (por ejemplo, evitar quedarse sin liquidez al pagar una deuda antes de que venza el plazo) o eludir pérdidas por costes de oportunidad (no invertir por falta de liquidez).
Si la tesorería es el semaforista de los flujos de dinero de la empresa, la falta de liquidez es la colisión a evitar. De ahí que sea este área de la compañía la encargada de cuadrar entradas y salidas, tomando decisiones como reducir los costes y decrecer cuando el cash flow se reduce, o destinar cierta capacidad monetaria mensual para efectuar proyectos.
El equilibrio es delicado, y es tan peligroso que el neto de tesorería sea negativo durante muchos meses como que sea positivo durante otros tantos. Una pyme que se vaya quedando lentamente sin dinero tiene mala salud contable, pero no la tiene mejor aquella que solo acumula capital sin invertirlo o darle salida.
La primera entrará en colapso contable en caso de mantener la ruta, llegando a un escenario en el que no podrá seguir pagando sus deudas y entrando en concurso de acreedores. La segunda sufrirá una falta de adaptación al no adecuarse a las nuevas condiciones de mercado (por ejemplo, invertir en una máquina de clima más eficiente), y que otras empresas que sí destinan capital a la innovación terminarán por desbancarla en el futuro.
El escenario óptimo es aquel en el que los flujos de entrada y de salida están equilibrados, sin que haya ‘sequía’ o ‘exceso de riego’, por acudir a una metáfora visual; siendo perfectamente normal y justificable que estos sean negativos en momentos puntuales (especialmente en los inicios o en periodos de inversión y expansión) o que existan meses de caudal positivo sin reinversión.
Todo esto, por supuesto, exige un tiempo precioso tanto para coordinar todos estos pagos y cobros, negociar condiciones de préstamo ajustadas a la realidad de la empresa, entender cuándo podemos aflojar el cobro a un cliente o cuándo reclamarlo con más urgencia, en qué momento es aconsejable invertir parte del capital excedente, e incluso cuándo merece la pena hacerlo cuando no lo hay.
La casuística y las derivaciones son infinitas, pero todas las variables y posibles escenarios que implican a la tesorería parten de la base de una organización en la balanza de pagos y cobros. En otras palabras, que el flujo de entrada mensual medio sea equivalente al flujo de salida mensual medio.
Por ejemplo, si los ingresos de una pyme pequeña rondan los 200.000 ± 10.000 euros, es altamente aconsejable que los gastos indirectos efectivos —lo que se tiene que pagar por existir, no lo que se debe (deudas) o lo que cuesta operar (costes directos)— no se acerquen a esa cifra, principalmente por anticipar un escenario sin ingresos y sin capacidad financiera.
En este contexto muchas pymes se ven desbordadas de datos y relegan esta gestión a la aparición de problemas a futuro. Evidentemente, se ven abocadas a faltas de liquidez por falta de previsión o al desplazamiento por disrupciones del mercado que no han visto venir. Herramientas como las APIs de BBVA API_Market pueden ayudar a que estos problemas surjan menos.
Dentro de BBVA API_Market se pueden encontrar herramientas integrables de todo tipo. Con el objetivo de automatizar la tesorería, llevar al día cobros y pagos o tener actualizado el cuaderno 43 (llamado AEB 43 por la norma que ocupa dentro de la Asociación Española de Banca), nace Business Accounts.
El cuaderno 43, que a nivel técnico es un formato específico de campos contables, es clave a la hora de gestionar una empresa que busque acceder a productos bancarios como créditos o líneas de financiación, así como el cambio de condiciones de las mismas, ampliación de prórrogas, amortizaciones u otros. Es una radiografía del estado bancario que interesa a nivel interno y externo.
La herramienta Business Accounts puede ser integrada en tus sistemas de gestión con un objetivo principal: detectar errores contables gracias a poder realizar la conciliación bancaria en cualquier momento y no una sola vez al día, como es tradicional si no contamos con este tipo de recursos.
Una vez hayamos realizado la conciliación bancaria de manera automática y en el momento en que lo necesitemos, es mucho más fácil localizar errores contables tanto en las cuentas bancarias como en nuestros propios registros, así como solventarlos. Algunos de los errores más frecuentes que se pueden encontrar gracias a este formato son los apuntes duplicados, los apuntes que no fueron anotados, aquellos a los que se les cambió la coma e incluso esos en los que los números ‘bailaban’, apuntando 234,00 euros donde era 324,00 euros.
Ser capaces de analizar las cuentas y detectar estos errores es el primer paso para orientar nuestra balanza de pagos y cobros a una contabilidad saludable. No se puede mejorar aquello que no se mide. Solo una vez hecho estos ‘deberes’ se puede ser capaz de tomar decisiones como retener pagos hasta disponer de liquidez o amortizar deuda tan pronto como el flujo de entrada lo permita.
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