GentleMeet nos cuenta su experiencia en InnovaApps+

Hace algunos meses participamos en el concurso InnovaApps+ organizado por Google y el BBVA, donde obtuvimos el segundo puesto en la categoría Apps de gestión interna, con una aplicación llamada GentleMeet. El propósito de esta aplicación es optimizar el uso de las salas de reunión en las empresas a través del uso de tecnología. Ahora hemos sido invitados a colaborar con el nuevo sitio de BBVAOpen4u con el siguiente artículo en el que contamos nuestra experiencia.

El Concurso

Tan pronto vimos que se abrió la convocatoria para participar en el concurso decidimos inscribirnos, con la convicción de tener una gran oportunidad. Por el tipo de aplicaciones que los organizadores esperaban sentimos que podíamos aplicar toda nuestra experiencia en desarrollo e implementación de aplicaciones empresariales, para crear algo innovador que podría ser útil a muchas empresas.

Por qué GentleMeet?

Hemos visto de primera mano en muchas organizaciones problemas que se presentan día a día relacionados con la gestión de reuniones. Los casos varían desde reuniones que tardan mucho más de lo planeado pasando por falta de previa reservación de los espacios hasta impuntualidad de los asistentes. Esto se traduce en pérdidas significativas de tiempo y de dinero para la empresa. Aunque las empresas tengan a sus disposición sistemas sofisticados de calendario éstos no son accesibles en los espacios físicos de reuniones y en algunos casos se termina retrocediendo al equivalente análogo: una hoja de papel (similar a la imagen.)

Por último, dada la falta de datos, es muy difícil para las directivas de la empresa saber cual es la utilización real de los espacios destinados para reuniones y tomar decisiones en torno a ellos.

Con Gentlemeet, estamos convencidos que las cosas pueden ser mejores y que la tecnología puede ayudar a que en las empresas exista una cultura que motive a respetar las reservas de salas, a que las reuniones sean más efectivas y a que se optimice el uso de recursos físicos.

GentleMeet es la solución perfecta para ambientes empresariales que cuentan con salas de reuniones que requieren un control efectivo de su uso y ocupación.  A través de la integración de dispositivos físicos instalados en las salas y un sistema de información que basa la reserva del tiempo en Google Apps (Google Calendar), la administración de recursos de la empresa y los empleados mismos tienen control y visibilidad completa de la ocupación de las salas de reuniones.

La idea nos surgió después de haber asistido a la conferencia de desarrolladores de Google del 2010.  En esta conferencia, tuvimos la oportunidad interactuar con prototipos de Arduino bastante accequibles y que habrían nuevas posibilidades en la via del Internet de las cosas.  Pensando en tener una aplicación en el mundo real, identificamos en nuestro ambiente de trabajo la necesidad y empezamos a trabajar en las primeras versiones del prototipo físico y del componente de software.  

Desde ese primer momento hasta ahora, hemos tenido varios cambios y ajustes a partir de escuchar activamente al mercado y a requerimientos de potenciales clientes para mejorar el producto y sus características.  El concurso fue fundamental en el proceso pues ha generado nuevas expectativas para seguir adelante.

Cómo Funciona?

En su versión actual existen dos mecanismos de funcionamiento. En el primero, se tiene en la sala de reunión un computador o tablet con un navegador ejecutando el cliente Web de GentleMeet, allí se muestran los próximos eventos, traídos del recurso asociado en Google Calendar  y en caso de estar disponible cualquier persona puede iniciar inmediatamente una reunión “express”, si hay una reunión en curso el cliente Web desplegará un contador con el tiempo restante de la reserva y dará la posibilidad a los asistentes de registrarse o de hacer “check in” leyendo un código QR desde sus teléfonos móviles. Gentlemeet, también le provee la funcionalidad para dar por terminada la reunión en el sistema.

El segundo mecanismo de funcionamiento asume que los asistentes a las reunión tienen instalada la aplicación Android de GentleMeet y desde allí podrán consultar la disponibilidad y agenda de las salas, hacer check in y ver el tiempo restante de la reunión. De ambas formas GentleMeet sabrá con un mayor grado de certeza quienes efectivamente asistieron y cuando realmente se finalizó la reunión o si nunca empezó.

La aplicación consta de varios componentes mostrados en el siguiente diagrama.

El primero es un backend desplegado sobre Google App Engine (Python) que se encarga de:

   ·  La interacción con el servicio de Google Calendar mediante su API tanto para consulta como para modificación de los eventos.

   ·  La interacción con los dispositivos guardianes, mediante el uso de Google Cloud Endpoints. Está actualmente en desarrollo la comunicación push del servidor a los clientes con Google Cloud Messaging y Channel API.

   ·  Recolectar y almacenar datos adicionales como check ins, fecha y hora real versus programada de inicio y fin de reunión

   ·  Provee una interfaz para que el administrador del sistema gestione las salas de reunión y los dispositivos físicos que hay instalados en cada una de ellas.

Al segundo componente lo nombramos dispositivos guardián y hace referencia a la aplicación instalada en dispositivos móviles Android (tablet, celular) y al cliente Web desarrollado usando AngularJS. Su responsabilidad:

   ·  Muestra a los asistentes el tiempo restante en un temporizador de cuenta regresiva

   ·  Muestra a los asistentes la agenda de reuniones para el día

   ·  Ofrece a los asistentes mecanismos de hacer check in en la reunión

   ·  Permite a cualquiera de los asistentes dar por finalizada la reunión

Trabajo Futuro

Una parte importante de la visión de Gentlemeet es ofrecer diversas opciones para diversos tipos de empresas. Sabemos que en nuestra geografía no podemos obligar a que todos los usuarios tengan dispositivos de gama alta. Por eso en el corto plazo queremos reducir aún más la fricción con una aplicación móvil para tablet que mediante la cámara frontal lea la información de los usuarios, un simple código QR que puede estar impreso en el carné.

Sin embargo también sabemos que para otro tipo de usuarios es más prioritario tener la menor interacción posible con dispositivos y que de manera “automágica” se identifique la cercanía a la sala de reuniones, para ellos tenemos planeado integrar con dispositivos iBeacon estimotes.

Para otros casos donde en lugar de un PC o una tablet se tiene un televisor, vemos que tecnologías como Chromecast pueden aprovechar toda el área de la pantalla para desplegar información relevante a la agenda de la sala y los eventos en curso.

En la versión actual únicamente estamos recolectando y almacenando información valiosa en el backend, a futuro creemos que un diferencial de GentleMeet está en ofrecer visualizaciones interesantes de esta información generando estadísticas y reportes que le ayuden a la gerencia de las empresas valorar si una sala de reunión está siendo subutilizada o si requiere invertir en espacios adicionales por la alta demanda de las salas, también identificar aspectos relacionados con la cultura organizacional como la puntualidad de los asistentes o el tiempo promedio de reserva.  Por último queremos incorporar características de Gamification para incentivar el uso de la herramienta.

El equipo de GentleMeet está conformado por Carlos Prieto (desarrollador Front End), Jorge Salcedo (desarrollador Android), Santiago Amaya (diseñador gráfico), Jorge Forero (negocios) y David Cifuentes (desarrollador backend), sin este equipo interdisciplinario tan talentoso nada de esto hubiera sido posible. Queremos dar las gracias a Google y al BBVA por organizar este concurso, por darnos la oportunidad de dar a conocer al mundo nuestra aplicación y por invitarnos a contar nuestra experiencia.