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El pasado mes de enero, el Ministerio de Hacienda hizo obligatoria la presentación de la declaración del IVA únicamente a través de Internet, eliminando la posibilidad de hacerlo por la vía presencial en las oficinas de la Agencia Tributaria. El Gobierno daba respuesta así a un cambio legal que todos los países de la zona euro están realizando y que obliga a los autónomos, y a aquellas personas que facturan cualquier actividad, a presentar la declaración de forma online.
De este modo, cada vez más los trámites que necesitemos realizar en nuestro negocio se tendrán que llevar a cabo de forma electrónica. Por este motivo, hemos querido dedicar un espacio a presentar los principios básicos del DNI electrónico, imprescindible para poder realizar cualquier tramitación a través de Internet.
Conceptos básicos
Como es sabido, el llamado DNI electrónico (eDNI) sustituye al tradicional. La nueva particularidad es que incorpora un chip que nos permite acreditar nuestra identidad a través de medios telemáticos y firmar documentos electrónicos con plena validez legal. Es importante saber que el eDNI no contiene ningún dato de carácter personal más allá de los que ya poseía el DNI tradicional con la fotografía, la huella digital y la firma digitalizada, junto a los certificados de Autenticación y Firma Electrónica. Además, el chip está diseñado para que no se extraiga información de él, cumpliendo con los estándares de seguridad. Para ello, va acompañado de un PIN que solo su dueño conoce y que permite su uso.
El DNI electrónico nos permite hacer todo tipo de gestiones en distintos organismos públicos y empresas privadas. Es posible, por ejemplo, acceder a nuestros datos de la Seguridad Social; autenticarnos en las oficinas electrónicas de nuestro banco; firmar documentos electrónicos con la misma validez que una firma manuscrita, incluso en aquellos documentos que necesitan ser firmados por varias personas a la vez; además de presentar correctamente la declaración del IVA a la Agencia Tributaria. Incluso, si fuera necesario, se puede usar el DNI electrónico para mantener una conversación por chat con la total seguridad de saber con quién estamos hablando. En general, con el eDNI nos aseguramos de que la persona es identificada, garantizamos que la información que ofrecemos no se pueda modificar y que la persona que firma no pueda negar haberlo hecho.
Cómo firmar documentos
Hoy en día se pueden firmar documentos por dos vías: por un lado, en Internet, a través de un complemento que se instala en el navegador, y por otro lado, a través de un programa específico o aplicaciones.
Cuando se firma un documento se generan varios formatos. Los formatos mas usados son CAdES, XAdES, PAdES, OOXML y ODF. Sus nombres no son nada sencillos de recordar y pueden sonar a chino pero a continuación os damos una breve explicación de cada uno de ellos porque es importante conocerlos:
– CadES: Es la evolución del primer formato de firma estandarizado. Es apropiado para firmar ficheros grandes, especialmente si la firma contiene el documento original porque optimiza el espacio de la información. Lo malo es que tras firmar, no podrás ver la información firmada porque la información se guarda de forma binaria, a no ser que utilices un programa externo especialmente creado para ello. Un punto a su favor es que los documentos firmados electrónicamente pueden seguir siendo válidos durante largos períodos de tiempo.
– XadES: da como resultado un fichero de texto XML, un formato de texto muy similar al HTML que utiliza etiquetas. Los documentos obtenidos suelen ser más grandes que en el caso de CAdES, por eso no es adecuado cuando el fichero original es muy grande. Aplicaciones como eCoFirma del Ministerio de Industria y Comercio, solo firman en XAdES.
– PadES: éste es el formato más adecuado cuando el documento original es un PDF. El destinatario de la firma puede comprobar fácilmente la firma y el documento firmado. Con los formatos anteriores esto no es posible si no se utilizan herramientas externas.
– OOXML: es el formato que genera documentos de Microsoft Office.
– ODF: es un formato exclusivo para OpenOffice.
Por otro lado, tienes que tener en cuenta que dependiendo de la aplicación o del programa que utilicemos para firmar, podrás elegir uno de estos formatos (como es el caso de @Firma), pero en otros casos estas aplicaciones te impondrán siempre el mismo formato (como eCoFirma), y otras decidirán automáticamente el formato en función del formato del documento a firmar (como con @FirmaFácil).
Para terminar queremos destacar otra característica del eDNI: el hecho de que varias personas puedan firmar electrónicamente en el mismo documento. Destacan tres tipos de firmas:
Las aplicaciones @Firma y eCoFirma permiten los tres tipos de firma, pudiendo elegir el tipo de firma múltiple que desea realizar. La aplicación FirmaFácil, en cambio, selecciona automáticamente la co-firma cuando se le presenta para firmar un documento firmado previamente.
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