BBVA API Market
La conciliación bancaria es una herramienta cada vez más demandada por empresas que buscan subsanar errores en su contabilidad. Estándares bancarios como el cuaderno 43 (AEB43), o interfaces de programación de aplicaciones como la API Business Accounts, de BBVA API_Market, facilitan el localizar y corregir estas inconsistencias a través de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).
Este enfoque permite a las empresas operar con más seguridad y fiabilidad, al estar sus cuentas y registros convenientemente actualizados con datos reales. Business Accounts integra automáticamente el extracto de las cuentas de BBVA en el formato AEB43 en los sistemas de la empresa, ofreciendo una vía de acceso mucho más sencilla, rápida y directa.
La conciliación bancaria, también llamada conciliación de cuenta bancaria, es un proceso que persigue confrontar y conciliar los valores que una empresa ha registrado en una cuenta con respecto a sus movimientos bancarios. Y, al mismo tiempo, busca clasificar el libro auxiliar de contabilidad para confrontarlo y conciliarlo con el extracto.
En otras palabras, persigue hacer compatibles varios sistemas de registro diferentes, de forma que en ambos aparezca reflejada la misma información. En terminología más común: cuadrarlos entre sí. Pero el objetivo de la conciliación no es únicamente localizar estas discrepancias, sino también corregirlas, ya sea a mano (técnica en desuso, especialmente en grandes empresas) o a través de herramientas que automatizan el proceso.
Este es el caso de la mencionada API Business Accounts, que permite la descarga del fichero de estándar AEB43 de las cuentas de BBVA para que el ERP pueda cotejar datos. A su vez, esto supone mantener una tesorería actualizada, sin errores y más eficiente, así como facilitar la toma de decisiones empresariales al disponer de información más fiable y siempre actualizada.
Aunque existen más metas y beneficios contables en los sistemas de gestión, la conciliación bancaria aborda cuatro grandes objetivos principales. En la siguiente lista estos no se ordenan por la importancia que puedan tener dentro de las organizaciones, ya que todas estas ventajas son de diferente naturaleza:
Por descontado, conciliar las cuentas bancarias aporta más beneficios específicos que los incluidos en la lista, alguno de ellos tan indirecto como ser una empresa más confiable para los proveedores al disponer de mejores datos sobre su contabilidad.
Los sistemas de planificación de recursos empresariales, simplificados como ERP por sus siglas en inglés, son herramientas de gestión que integran todo tipo de sistemas de información empresariales. Son la evolución natural de los cuadros de mando y permiten que las empresas sean capaces de tomar decisiones basadas en datos fiables. Todo tipo de datos, bancarios incluidos.
Haciendo uso de bases de datos centralizadas o conectadas mediante instancias, los ERP suelen ser modulares, incorporando aquellas funciones necesarias para las empresas o de las cuales se tienen datos. Por ejemplo, una empresa puede contar en su ERP el CRM (Administración de Relaciones con el Cliente) y la conciliación bancaria, pero no la gestión del inventario.
El hecho de que servicios como Business Accounts faciliten la descarga del cuaderno AEB43 en el cuadro de mandos del ERP permite reflejar en una sola plataforma los saldos reales con los que se cuenta al cierre del día, la semana o el mes. Este tipo de integración digital se da cada vez más, especialmente en grandes empresas.
Los apuntes duplicados son muy frecuentes en contabilidad, ya sea debido a un error informático o humano. En este caso los descuadres coinciden exactamente con el importe duplicado y su subsanación es sencilla. De igual modo, existen los apuntes olvidados que nunca fueron registrados, en cuyo caso el descuadre volverá a ser igual a este apunte.
Una inconsistencia común y algo más compleja de detectar es un error en la ubicación de la coma o punto decimal (según el sistema usado). Este fallo desplaza unidades, decenas y decimales y subsanarlo es más complicado. Un ejemplo: si en la tienda vendemos un ítem por 95,90 euros pero aparece reflejado como 9,59 euros, la diferencia será de 86,31 euros.
A la hora de introducir datos de forma manual también ocurre que se intercambian varias cifras de una misma cantidad. Así, en lugar de reflejar una cantidad de 95,90 euros, se registra una de 99,5 euros, dejando un descuadre de 3,6 euros.
Junto a estos errores existen otros, como descuadres por causas externas. Hasta no hace mucho era frecuente encontrar errores por cambios de formato o falta de estandarización de los procesos. Así, los apuntes aparecían reflejados en otras categorías o veían desaparecida la coma decimal, entre otros.
Cada uno de estos errores tiene un procedimiento específico para su localización, aunque hace tiempo que de ello se encargan las ‘máquinas’. En líneas generales existen dos grandes líneas de trabajo, que se dan una a continuación de la otra:
Tradicionalmente, el proceso de conciliación bancaria seguía un procedimiento anual o trimestral, aunque en la actualidad ya hay herramientas para llevar al día la contabilidad. Esta periodicidad viene determinada por la frecuencia en la que es posible descargarse desde el banco el estado de las cuentas: el estado previo, abonos y cobros, cargos y notas de débitos, y saldo a favor.
Sistemas más innovadores, como las APIs, permiten descargar la información del cuaderno 43 para cruzarla con la información de la empresa en su ERP, donde es posible hacer desarrollos a medida. La API Business Accounts automatiza la descarga de información en base a las necesidades de la empresa.
Esta puede contrastar la información en tiempo real, sin esperas, siempre que la empresa lo necesite y adaptada a las características de cada negocio, lo que se traduce, como habíamos comentado, en una gestión más ágil, eficaz y siempre actualizada.
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